Proces Management Workshop op locatie
Bij Mobile XL laten we software stralen. Want laten we eerlijk zijn, wat heb je aan een krachtige tool als je niet weet hoe je ‘m moet rocken? Tijdens onze Proces Management Workshop bij jouw op locatie kan je samen met je team meteen de voordelen van onze slimme ideeën ervaren.
Wat je kunt verwachten
Direct aan de slag
Geen tijd om zelf nieuwe systemen te ontcijferen? Geen paniek! Onze proces-guru’s zijn er om jouw medewerkers een vliegende start te geven. Praktisch, efficiënt én volledig afgestemd op de behoeften van jouw organisatie. Voordat je het weet zijn het echte software-helden!
Altijd up-to-date
Houd je software up-to-date en maximaliseer de waarde ervan. Of je nu nieuwe modules toevoegt of de laatste functionaliteiten installeert, na onze workshops kan iedereen binnen je organisatie effectief met het systeem werken. Blijf vooroplopen en haal het maximale uit je investering.
Eenvoudige kennisoverdracht
Wij begrijpen dat tijd kostbaar is, dus laten we de bits en bytes vertalen naar hapklare brokken van kennis. Leer op een informele en interactieve manier, zodat jouw team niet alleen de ‘nerdy details’, maar ook de ‘fun kant’ van software begrijpt.
100% Maatwerk
Van nieuwe tot gevorderde gebruiker, we stemmen onze workshops volledig af op jouw proces en kennisniveau. Omdat we begrijpen dat iedere organisatie anders is, zijn deze workshops 100% op maat samengesteld.
Praktijkgerichte aanpak
Bij Mobile XL geloven we in leren door te doen. Tijdens de workshops tackelen we samen jouw praktijkuitdagingen. Van knelpunten tot kansen. Uit onze workshops haal je praktische handvatten die nodig zijn om optimale resultaten te behalen. Nu én later!
Klaar voor de toekomst
Mobile XL staat garant voor workshops die niet alleen informeren, maar ook inspireren. Boek vandaag nog een workshop en zet de eerste stap naar een geautomatiseerde, efficiënte en toekomstbestendige onderneming.
5 Tips voor je begin met de Proces Management Workshop
Proces Management Workshops kunnen zeer waardevol zijn bij het samenwerken met belanghebbenden om een proces te verbeteren. Bij goed gebruik kunnen workshops je helpen informatie over huidige processen te verkrijgen, potentiële problemen bloot te leggen en verbeteracties voor te stellen. Toch is er geen garantie dat een workshop succesvol zal zijn; als ze slecht worden beheerd, kunnen workshops zich terugtrekken, tijd verspillen en cynisme veroorzaken. Wij zorgen ervoor dat onze workshops succesvol zijn? Hieronder staan vijf praktische tips beschreven waardoor wij samen kunnen garanderen dat de workshops succesvol zijn:
- Definieer duidelijk de uitkomst
Lang voordat je een uitnodiging voor een bijeenkomst verstuurt, is het belangrijk om het doel dat we met de workshop willen bereiken, beknopt en nauwkeurig te definiëren. Het kan zijn dat je bestaande problemen met een bepaald proces wilt begrijpen, een concept ‘to be’-procesmodel wilt onderzoeken of verbeteringen wilt bespreken. Als je dit doel van tevoren vastlegt, kun je bepalen wie de bijeenkomst moet bijwonen, hoe lang deze waarschijnlijk zal duren en welke onderwerpen op de agenda zullen verschijnen.
Het kan nuttig zijn om niet alleen de doelstellingen te definiëren en te formuleren, maar ook de tastbare resultaten of outputs die je wil bereiken.
Dit schept verwachtingen en zorgt ervoor dat mensen precies weten wat er verwacht wordt. Als deze resultaten worden behaald, is de workshop voltooid. Als dat niet het geval is, kan het nodig zijn om de aanpak opnieuw bijeen te brengen of te heroverwegen.
- Nodig de ‘juiste mensen’ uit
We werken vaak in een complex stakeholderlandschap, en we kunnen in de verleiding komen om iedereen uit te nodigen voor de workshop die een vage interesse of mening heeft. Toch loont het om selectief te zijn; grote werkplaatsen kunnen erg moeilijk te beheren zijn, en de tijd van onze belanghebbenden is kostbaar, dus we moeten die verstandig gebruiken. Door onszelf vragen te stellen als ‘wie heeft er interesse’, ‘wie heeft de macht’ en ‘wie heeft relevante kennis’ kunnen we bepalen wie we moeten uitnodigen (en met wie we apart moeten praten).
- Voorbereiden, voorbereiden, voorbereiden
Voorbereiding op workshops is echt cruciaal. We moeten ervoor zorgen dat er vooraf een duidelijke agenda wordt rondgestuurd en waar nodig de aanwezigen persoonlijk worden geïnformeerd. Het kan nuttig zijn om een kopje koffie te drinken en de aanwezigen te ‘luisteren’ waarvan we denken dat ze niet zeker zijn van het doel van de workshop. Ook als we het gevoel hebben dat er een conflict kan ontstaan, kan het ons helpen om vooraf te begrijpen waarom dit het geval is.
We moeten ook rekening houden met de technieken die in de workshop zelf zullen worden gebruikt, wie zal faciliteren en schrijven – en ook met de belangrijke (maar gemakkelijk te vergeten) logistieke items. Door ervoor te zorgen dat er een ruimte wordt geboekt die groot genoeg is en dat er apparatuur beschikbaar is (projector, flip-overs enz.), bespaart u stress op de dag.
- Bouw betrokkenheid op en blijf op koers
Workshops werken het beste als mensen betrokken en gemotiveerd zijn en als een team werken. Er zijn misschien wel gezonde discussies en meningsverschillen, maar wanneer ze worden geconfronteerd met een ethos van samenwerking, kunnen alle partijen zich er een weg doorheen banen. De betrokkenheid begint ruim vóór de workshop en de hierboven genoemde voorbereiding zal helpen. Toch is het ook belangrijk om krachtig aan de slag te gaan: de doelstellingen opnieuw formuleren, ergens zichtbaar omschrijven, het energieniveau verhogen en mensen aanmoedigen om bij te dragen. Het gebruik van een reeks technieken tijdens de workshop (bijvoorbeeld gefaciliteerde gesprekken, brainstormen, scenarioanalyse enz.) kan ervoor zorgen dat mensen zich fris en betrokken blijven voelen.
Het is ook belangrijk om stevig en eerlijk te faciliteren. De tijd zal beperkt zijn, dus het vasthouden aan de juiste onderwerpen (en het helpen beheersen van een gesprek als het afdwaalt) is een cruciale vaardigheid die we kunnen inzetten.
- Zorg ervoor dat het gebeurt
Het runnen van een succesvolle workshop heeft alleen zin als de uitkomsten en acties opgevolgd worden. Het zal helpen om ervoor te zorgen dat er duidelijke acties, eigenaren en beoordelingsdata zijn. Een eenvoudig actielogboek kan, mits goed beheerd, een grote bijdrage leveren aan het garanderen dat items worden opgevolgd.
Hoe we werken
- Stap1 – Voorbereiding?
Mobile XL bereidt zich voor op basis van het gesprek en het ontvangen document. Deelnemers geven input en omschrijven hun rollen in het proces. Elke deelnemer formuleert 3 verwachte uitkomsten van de workshop. We bepalen de processen (bijv. Lead2Order, Managementinformatie, Support). Elk proces duurt ongeveer 1 uur. Na ontvangst van de informatie plannen we de eerste workshop binnen 14 dagen.
- Stap 2 – Workshop deel 1
Met alle deelnemers brengen we de processen in kaart. We identificeren betrokkenen in elk proces en definiëren externe invloeden. Doel: duidelijkheid over de stappen in de verschillende fases en benodigde rapportages/dashboards per deelnemer. Na afloop hebben we een visueel overzicht van het proces en weten we wie in welk deel van het proces betrokken is.
- Stap 3 – Uitwerking deel 1
In de eerste versie van het document beschrijven we de besproken processen en uitkomsten. We verzamelen feedback en input voor finetuning in de tweede workshop.
- Stap 4 – Online call / Feedback
We verwerken de feedback op de tussenrapportage vanuit Agrifac. Daarna volgt de voorbereiding van workshop 2.
- Stap 5 – Workshop deel 2
Nu draait het om de finetuning van processen. We zoomen in op de details van de applicatie(s) in Zoho. Dit gebeurt minimaal 3 weken na de eerste workshop.
- Stap 6 – Oplevering definitieve Procesadvies
Finale documente en procesflows worden in het document verwerkt